Online Dossier Digitale transformatie sociaal domein
Klantcase
Online Dossier
Jaar
2015-2016
Type
Interne startup
Rol
Product Owner /
General manager
Softwareoplossing
Platform
Web technology stack
Markt
Sociale hulpverlening
Van registratielast naar regie: hoe een sociaal bedrijf zijn digitale transformatie omarmde
Toen deze organisatie in het sociaal domein begon aan de vernieuwing van hun cliëntvolgsysteem, wisten ze één ding zeker: het moest anders. Het oude systeem was complex, zowel voor hulpverleners als cliënten, en werd niet goed gebruikt. Het bestuur wilde een andere aanpak—een systeem waarin de cliënt écht centraal stond, met directe toegang tot zijn eigen dossier.
Maar hoe pak je zoiets aan, zonder de technische expertise in huis?
Met Digital Value Creators als partner werd het een samenwerking waarin alles bespreekbaar was. Keuzes die eerst onmogelijk leken, bleken uitvoerbaar. In plaats van stress gaf het project juist vertrouwen—vragen stellen voelde veilig, omdat er altijd een oplossing kwam.
Wat begon als een zoektocht naar een beter systeem, groeide uit tot een intensieve en waardevolle samenwerking. Met korte lijnen, directe communicatie en een gedeeld enthousiasme ontstond een systeem dat niet alleen gebruiksvriendelijker en goedkoper is, maar vooral méér doet voor de cliënt en de hulpverlener.
“We hebben nu een systeem waar we zelf de regie over hebben. En dat voelt goed.”
Aanleiding
Aan het woord is de innovatiemanager: Onze medewerkers werkten met een registratiesysteem om de verantwoordingsgegevens in te voeren en dat was tevens een cliëntvolgsysteem. Dit was ingewikkeld voor zowel de hulpverlener als de cliënt dat daar niet veel en niet graag gebruik van werd gemaakt. Ons bestuur wilde dat anders. De cliënt moet regie hebben in het hele proces en makkelijk beschikking hebben over zijn eigen dossier. We waren al heel ver met blended hulpverlening, onze cliënten kregen al een eigen dossier, maar dat was maar een gedeelte van het hele verhaal. We hadden twee systemen naast elkaar en dat wilden we ombouwen naar één logisch gebruiksvriendelijk systeem. Daarbij stond de informatie voor de cliënt voorop en wilden we naar een eenvoudig en praktisch systeem. Naast het centraal stellen van de cliënt waren er nog andere prikkels om dit proces in te zetten. Het werken met twee systemen is duur en het geeft onnodige registratiedruk.
De organisatie in het kort
Voor deze organisatie is het vanzelfsprekend dat ieder mens het liefst zelfstandig en in eigen regie functioneert en daarmee ‘eigenaar’ van het eigen leven is. Dit is hoe wij allemaal graag ons leven leiden. Dat is dan ook de basishouding waarmee we 24/7 voor inwoners klaarstaan. Er is aandacht voor de behoefte die een inwoner heeft en voor de dingen die wél goed gaan. De onderscheidende rol die de organisatie heeft is dat professionals en vrijwilligers altijd oog en oor hebben voor de vraag achter de vraag en daarmee voor de context van de inwoner.
De samenwerking
Deze sociale organisatie heeft geen expertise in een dergelijk ingewikkeld ict-proces. Digital Value Creators heeft ons daarin goed begeleid. Zij gaven de consequenties van bepaalde keuzes aan die wij zelf niet konden overzien. Ook zagen ze op grond van hun expertise mogelijkheden waar we zelf niet aan hadden durven denken.
We merkten al snel we dat er veel mogelijk was. Met dit vertrouwen werd het leuker om ideeën te delen. We konden alles zeggen en vragen. Als ik een vraag stelde kreeg ik daar geen stress bij. Ik kon het meteen loslaten omdat ik wist dat het toch wel goed kwam.
In vergelijking met grotere leveranciers waar het moeilijk is iemand te bereiken, vond ik de korte lijnen bij Digital Value Creators bijzonder prettig werken. We hadden hier een vast aanspreekpunt. Ik kon hem altijd bereiken en heb hem regelmatig een whatsapp-bericht gestuurd als ik ergens tegenaan liep.
Terugblik
Het heeft me altijd een goed gevoel gegeven dat Digital Value Creators er net zo hard aan werkte, net zo fanatiek was als wij. Soms nog wel fanatieker. Zij denken in mogelijkheden in plaats van problemen. Het was heel leuk dat dingen lukte waarover ik me vooraf zorgen had gemaakt of we dat wel voor elkaar zouden krijgen.
Het was een veel intensiever proces dan ik vooraf verwacht had. Je moet echt veel samen optrekken. Maar het was een fijn contact en het was goed om ons gehoord te voelen. En het heeft vooral veel opgeleverd. We hebben nu een goedkoper systeem dat veel meer voor de klant en de medewerker gemaakt is en niet voor de backoffice. De medewerkers zijn er heel blij mee. Het is veel gebruiksvriendelijker. We zijn blij met een systeem waar we zelf de regie over hebben!
