Case Lumens Online Dossier
In gesprek met een innovatiemanager over
Online Dossier
Jaar
2016
Type
Interne startup
Rol
Product Owner /
General manager
Softwareoplossing
Platform
Web technology stack
Markt
Hulpverlening
Aanleiding
Onze medewerkers werkten met een registratiesysteem om de verantwoordingsgegevens in te voeren en dat was tevens een cliëntvolgsysteem. Dit was ingewikkeld voor zowel de hulpverlener als de cliënt dat daar niet veel en niet graag gebruik van werd gemaakt. Ons bestuur wilde dat anders. De cliënt moet regie hebben in het hele proces en makkelijk beschikking hebben over zijn eigen dossier. We waren al heel ver met blended hulpverlening, onze cliënten kregen al een eigen dossier, maar dat was maar een gedeelte van het hele verhaal. We hadden twee systemen naast elkaar en dat wilden we ombouwen naar één logisch gebruiksvriendelijk systeem. Daarbij stond de informatie voor de cliënt voorop en wilden we naar een eenvoudig en praktisch systeem. Naast het centraal stellen van de cliënt waren er nog andere prikkels om dit proces in te zetten. Het werken met twee systemen is duur en het geeft onnodige registratiedruk.
Lumens in het kort
Voor Lumens is het vanzelfsprekend dat ieder mens het liefst zelfstandig en in eigen regie functioneert en daarmee ‘eigenaar’ van het eigen leven is. Dit is hoe wij allemaal graag ons leven leiden. Dat is dan ook de basishouding waarmee we 24/7 voor inwoners klaarstaan. Er is aandacht voor de behoefte die een inwoner heeft en voor de dingen die wél goed gaan. De onderscheidende rol die Lumens heeft is dat professionals en vrijwilligers van Lumens altijd oog en oor hebben voor de vraag achter de vraag en daarmee voor de context van de inwoner.
De samenwerking met Lumens
Lumens is een sociale organisatie die geen expertise heeft in een dergelijk ingewikkeld ict-proces. Digital Value Creators heeft ons daarin goed begeleid. Zij gaven de consequenties van bepaalde keuzes aan die wij zelf niet konden overzien. Ook zagen ze op grond van hun expertise mogelijkheden waar we zelf niet aan hadden durven denken.
We merkten al snel we dat er veel mogelijk was. Met dit vertrouwen werd het leuker om ideeën te delen. We konden alles zeggen en vragen. Als ik een vraag stelde kreeg ik daar geen stress bij. Ik kon het meteen loslaten omdat ik wist dat het toch wel goed kwam.
In vergelijking met grotere leveranciers waar het moeilijk is iemand te bereiken, vond ik de korte lijnen bij Digital Value Creators bijzonder prettig werken. We hadden hier een vast aanspreekpunt. Ik kon hem altijd bereiken en heb hem regelmatig een whatsapp-bericht gestuurd als ik ergens tegenaan liep.
Terugblik
Het heeft me altijd een goed gevoel gegeven dat Digital Value Creators er net zo hard aan werkte, net zo fanatiek was als wij. Soms nog wel fanatieker. Zij denken in mogelijkheden in plaats van problemen. Het was heel leuk dat dingen lukte waarover ik me vooraf zorgen had gemaakt of we dat wel voor elkaar zouden krijgen.
Het was een veel intensiever proces dan ik vooraf verwacht had. Je moet echt veel samen optrekken. Maar het was een fijn contact en het was goed om ons gehoord te voelen. En het heeft vooral veel opgeleverd. We hebben nu een goedkoper systeem dat veel meer voor de klant en de medewerker gemaakt is en niet voor de backoffice. De medewerkers zijn er heel blij mee. Het is veel gebruiksvriendelijker. We zijn blij met een systeem waar we zelf de regie over hebben!
